Le cose importanti 
Da un po’ di tempo, e soprattutto nell’ultimo periodo, noto sempre più l’esigenza di liberarci da certi impegni: le giornate sembrano essere sempre più corte … ma ancor di più che la vita è un continuo correre dietro alle incombenze, alle urgenze. Volendo comprendere meglio come migliorare questa situazione al fine di vivere il minutaggio della vita in un modo maggiormente efficace (e produttivo), insieme ai miei collaboratori abbiamo studiato proprio le dinamiche della gestione del tempo. Non che una giornata di studio risolva l’intero caso … ma una semplice giornata di studio ci ha fatto capire, renderci conto, di come viene speso il tempo che abbiamo a disposizione. Tempo tra l’altro, che una volta fuggito … non tornerà nemmeno se avessimo intenzione di acquistarlo per tutto l’oro del mondo!
Come primo passo: grande parte del tempo viene dedicato alle urgenze, ai momenti di crisi, agli impegni improcrastinabili, alle scadenze. Se siete a capo di uno studio professionale o di un’azienda, sapete di cosa sto parlando … e se siete lavoratori dipendenti, altrettanto sapete che alla fine contano i numeri, i fine mese. Ora penso che è giusto affrontare le urgenze, perché i nostri impegni debbono essere mantenuti … che si tratti di produttività, di scadenze tributarie, di cambiali, di salari e stipendi per i lavoratori. In questo frangente si dice che l’urgenza è importante e come tale deve essere assolta. Semmai, giusto per rendere più proficuo il tempo e ricavarne almeno un po’ per altre situazioni che vedremo in seguito … è bene capire come affrontare ancor più efficientemente i periodi di urgenza. Questa disamina del tempo, quella delle urgenze, è la sola prima parte.
Altra parte del tempo, invece, viene dedicato agli aspetti non importanti, ma apparentemente urgenti o che catturano in noi il sentimento (e lo scatto) tipo dell’urgenza. Ad esempio, se dovessi farvi squillare in questo preciso momento il vostro telefonino … come reagireste alla musichetta? Riuscireste a dirvi: <Lascialo perdere, vedo dopo chi è … e se è il caso lo chiamo appena sbrigo questa faccenda!> Non credo proprio. Chiaro invece che mi affretterei subito nel rispondere alla chiamata … quanto meno per sapere chi mi desidera e di cosa ha bisogno. Per tante persone, il telefonino, non è un indispensabile strumento di lavoro … ma è forte fonte di perdita del tempo e della nostra concentrazione mentale. Fanno bene, e non me ne vogliate, quelle aziende che decidono di far spegnere i cellulari duranti i meeting o le riunioni: uno squillo (ma anche la sola vibrazione) prende la mente di una persona al pari di un pagherò che sta per scadere! In questo gruppo rientrano anche altre attività oltre all’esempio del telefonino. Fra queste elenchiamo: alcune comunicazioni di posta elettronica, le riunioni senza alcun specifico obiettivo predefinito, certe interruzioni da parte di altre persone. Un’altra area in cui il tempo viene a disperdersi è quella in cui si svolgono attività piacevoli, faccende banali. In aggiunta si accodano alcune mail, certe altre telefonate … ed i puri momenti d’ozio (per alcuni è veramente un’attività piacevole). Ad esempio, chiamare l’amico per sapere chi ha vinto la corsa delle formiche, rientra pienamente in questa categoria di impegno del tempo.
C’è un’area, invece, che non è degna di alcuna nota da parte nostra ed è la parte del tempo in cui ci si dovrebbe impegnare per aumentare la nostra capacità produttiva. Rientra senza dubbio in questo ambito il tempo utile per:
- progettare o innovare un prodotto
- cercare nuove opportunità di mercato
- costruire ed alimentare relazioni
- formarsi e prepararsi
- riunirsi, discutere insieme
- meditare, riflettere
- analizzare in volta del futuro
- prevenire, anticipare, programmare
Questo è la parte del tempo migliore per una persona che definisco “tempo di qualità”. E’ qui che viene allevata con cura la gallina che ogni giorno potrà regalarci un uovo d’oro … e dove senza di essa ogni aspettativa è vana ed ogni sogno rimane soltanto tale. A livello professionale la nostra organizzazione punta a dedicarsi in questo compito per affrontare la vita aziendale e personale con la migliore qualità possibile. Durante il volgere della vita è facile essere colti da momenti in cui si vogliono giornate ben più lunghe delle normali ventiquattro ore, ma solo ventiquattro ne abbiamo a disposizione e nessuno al mondo ne ha a disposizione un minuto in meno o uno in più. Il trucco (meglio dire l’abilità da acquisire) sta nel gestire la nostra persona in funzione del tempo evitando di elencare le cose da fare anche con se condite dai vari ordini di priorità … ma di gestire il tempo anche in funzione dei diversi ruoli che ricopriamo nella nostra esistenza. Il mio, oltre a quello di imprenditore, è quello di essere padre, coniuge, presidente di una squadra di calcio, parente di altre persone ed amico di altre ancora. Sono convinto che noi tutti abbiamo in comune gran parte dei ruoli da me rivestiti: magari non sarete presidenti di squadre di calcio, ma potreste essere collezionisti, membri di un’associazione cattolica o altro ancora. Il tempo, quindi, deve essere utile per svolgere efficientemente ognuno di questi ruoli: semmai non dovesse bastarci per soddisfarli tutti … allora è facile entrare nel supremo circolo degli insoddisfatti che … come sempre … pregano affinché il loro Dio gli offri una giornata di quarantotto ore anziché delle naturali ventiquattro. Ma poi mi domando: <Cosa ne faremo di queste quarantotto se non decidiamo di spenderle per soddisfare ogni area della nostra vita in modo quanto più produttivo possibile?>
C’è un rammarico in tante persone, soprattutto in quelle che raggiungono una certa età: <Se avessi fatto questo al posto di quello, oggi sarei …> Ma rimane soltanto un rammarico senza alcuna possibilità di ritorno, giacché il tempo trascorso (investito o sprecato che sia) è tempo che non tornerà più. Però, l’esperienza della vita ci offre un altro grande regalo: la possibilità di rifarci, di poter cambiare ora direzione, di poter raggiungere adesso ciò che allora non abbiamo voluto conquistare. Dedichiamo maggior tempo alla nostra crescita … e più in là di crescita sicuramente parleremo. Ne sono convinto, tanto quanto te che sai davvero quanto vali!
Cosa può fare un uomo … convinto di non saper fare?